Þetta er nokkuð vinsælt í viðskiptaheiminum núna og hef ég tekið eftir kostum þess undanfarið. Útvistun snýst fyrst og fremst um að láta aðra sjá um eitthvað fyrir mann svo maður þurfi ekki að gera það sjálfur. Helsta ástæðan fyrir því að þetta er valið er til þess að minnka sitt eigið álag. Fræðilega séð er hægt að flokka þetta á ýmsa vegu en þar sem ég er ekki sérfræðingur í þessu mun ég ekki fara að gefa upp tæmandi lista.
Nokkrar tegundir útvistunar
Fyrsti flokkurinn sem ég hugsaði um var fyrirtækjaleg útvistun, þ.e. að fyrirtækið ræður önnur fyrirtæki eða verktaka til að sjá um hlutinn fyrir sig. Ábyrgðin er s.s. komin út fyrir fyrirtækið. Í raun og veru er erfitt að komast hjá því þar sem útvistun þarf ekki endilega að byggjast á því að fyrirtækið hafi frumkvæðið að því. Bara með því að kaupa venjulega hluti eins og skriffæri er fyrirtækið nú þegar búið að nýta sér útvistun þar sem annar aðili sér um að hanna og framleiða hlutina.
Annar flokkurinn er útvistun innan fyrirtækis, þ.e. fyrirtækið dreifir verkum yfir á marga hluta þess. Í stað þess að allar deildir sjái um starfsmannahald er einni þeirra falið að sjá um það hlutverk. Allar deildir sjá síðan um ákveðið hlutverk sem síðan skapar eina heild – fyrirtækið.
Þriðji flokkurinn er persónuleg útvistun. Í því tilviki er það persóna sem sér um að útvista. Einfalt dæmi um útvistun er að geyma peninga okkar í banka, kaupa í matinn eða kjósa. Í báðum tilvikum erum við að úthluta verkum til annarra sem sjá um allt umstangið í kringum það að framkvæma verkið.
Ástæður útvistunar
Útvistun er eitthvað sem er ekki hægt að komast hjá þar sem allt er hægt að flokka sem útvistun sem við gerum ekki sjálf. Við sem manneskjur getum einfaldlega ekki séð um öll málefni okkar persónulega vegna þekkingarskorts. Tíminn gæti verið til staðar en stundum getur þekkingarskorturinn valdið því að við einfaldlega verðum að útvista verkum.
Ein ástæðan er tímaskortur en þekkingin er til staðar. Stundum þarf að framkvæma margt á sama tíma sem er of erfitt eða ómögulegt fyrir einn aðila. Jafnvel þótt þekkingin sé til staðar er einfaldlega enginn tími til þess. Þetta á sérstaklega við þegar framkvæma þarf sama verkið á mörgum stöðum.
Önnur ástæðan til þess að útvista verki er bæði þekkingar- og tímaskortur. Sum málefni eru þannig að við getum einfaldlega ekki gert þau á mannsæmandi hátt og þar að auki gæti það tekið of langan tíma að sanka að sér nægilegri þekkingu til að gera hlutina á eigin vegum. Fínt dæmi um þetta er að setja tæki í viðgerð vegna þess að manneskjan kann ekki að gera við það. Hver og einn þarf að vega og meta hvort það sé fyrirhafnarinnar virði að sanka að þér nægri þekkingu til að gera það persónulega.
Þriðja ástæðan er sú að bæði þekkingin og tíminn gæti verið til staðar en það sé önnur ástæða fyrir því að við útvistum verkum. Ástæðurnar fyrir því gætu verið af persónulegum eða ópersónulegum toga. Sá sem þarf að gera verkið framkvæmir ekki verkið sjálfur af sálrænum ástæðum, t.d. þegar losna þarf við köngullær og viðkomandi er haldinn óstjórnlegri hræðslu við þær. Einnig geta ástæðurnar verið af lagalegum toga og má sem nefna dæmi einhver sem missir fjárræði og þarf að láta annan aðila sjá um þau fyrir sig.
Persónulegt dæmi
Fyrir nokkrum árum var ég með vefhýsingarþjónustu þar sem ég sá um að hýsa vefi fyrir annað fólk og sá um mestallt sjálfur. Því miður tók ég eftir því að ábyrgðartilfinningin mín var það sterk að ég hafði sífelldar áhyggjur af því hvort allt virkaði allt rétt og vel þótt þjónustan væri nokkuð stöðug. Þetta hélt áfram jafnvel eftir að ég hætti í þeim bransa en þó ekki í eins miklum mæli þar sem ég var einungis að hýsa fyrir sjálfan mig og vel valda aðila.
Sumarið 2008 tók ég afdrífaríka ákvörðun um að byrja að útvista hýsingunni. Tölvupóstinn flutti ég yfir á Google Apps og gat því loksins hætt að hafa áhyggjur af því hvort póstþjónninn væri uppi á öllum tímum. Fyrir vefhýsingar varð fyrirtækið 1984 ehf. fyrir valinu þar sem ég leigi sýndarvél hjá þeim. Þeir sjá síðan um að sýndarvélin sé í gangi og tengd við Internetið. Þótt ég beri ábyrgð á því að allt sé uppi innan sýndarvélarinnar er þó þungu fargi létt af mér. Fyrirtækið Pingdom sendir mér tilkynningar í tölvupósti ef vefirnir eru niðri hjá mér og treysti ég því að þjónustan þeirra tilkynni mér um niðritíma um leið og um hans er vart.
Í mínu dæmi er þekkingin og tíminn til staðar en ég myndi frekar vilja gera eitthvað annað við tímann en að hafa áhyggjur af uppitíma þessara þjónusta. Á sama tíma gæti ég sagt að tímaskortur ráði því að ég geti ekki gert það samtímis öðru því sem mig langar að gera. Satt að segja er bæði rétt og þar að auki eru þessar ástæður jafngildar.
Hvers vegna að útvista?
Ein helsta ástæðan er, að mínu mati, til þess að minnka áhyggjur og eigin ábyrgð. Sá sem tekur að sér verkið ber ábyrgð gagnvart þér að verkið sé framkvæmt á þann hátt sem þú getur undir eðlilegum kringumstæðum búist við. Þegar við kaupum vörur eða þjónustu erum við um leið að útvista öllu framleiðsluferlinu og flutningi hennar til seljanda hennar. Fyrirtækin keppast síðan um að auglýsa að það sem þeir selja uppfylli kröfur okkar sem við gerum til þeirra. Um leið eru þau að reyna að byggja upp traust svo við fáum þá tilfinningi að þau ábyrgist gæði þess sem þau eru að selja.
Mannfólkið getur bara lifað í takmarkaðan tíma og því er það nauðsynlegt að útvista stórum hluta lífs okkar til annarra svo við getum reynt að reynt að njóta þess tíma sem við höfum.